Wie ein Onboarding-Prozess erfolgreich funktioniert
„Onboarding“, dieser Begriff kürzt das englische „taking on board“ ab (wörtlich: an Bord nehmen) und hat sich in Deutschland als Bezeichnung für die Einlernphase in ein neues Aufgabenfeld etabliert. Den meisten ist die umgangssprachliche Bedeutung des Wortes bewusst: einer/m neuen Kolleg:in alle wichtigen Informationen mitzuteilen, sodass diese ihre Aufgaben möglichst schnell eigenständig und gut erfüllen und sich in die bestehende Struktur einfügen kann. Das ist für alle Seiten erstrebenswert: Die/der neue Mitarbeitende möchte einen guten Eindruck hinterlassen und einen Beitrag zum Ganzen leisten. Das Kollegium möchte, dass es „gut funktioniert“ mit dem/r neuen Kolleg:in – auf menschlicher und fachlicher Ebene. Und das Unternehmen möchte, dass alle Mitarbeiter:innen sich wohl fühlen und das Tagesgeschäft gut läuft.
Unbekanntes fordert uns heraus, Bekanntes gibt uns Sicherheit
Obwohl vermutlich niemand in Frage stellen würde, dass eine neue Arbeitsstelle immer eine große Herausforderung darstellt, wird dem Onboarding in vielen Unternehmen nicht allzu viel Aufmerksamkeit geschenkt. Erinnern Sie sich an Ihren letzten Jobeinstieg ? War es eher „learning by doing“ oder auch „ins kalte Wasser springen“ oder wurden Sie strukturiert begleitet? Und überlegen Sie gerne weiter: Was wären bei Ihnen im Unternehmen „alle wichtigen Informationen“, die ein neuer Kollege, eine neue Kollegin benötigt? Je eingespielter ein Team ist, desto schwerer kann es fallen, sich in einen neuen Mitarbeitenden hineinzuversetzen.
Onboarding – dieser Begriff wurde im Personalmanagement geprägt und umfasst einen ausführlicheren Prozess, als man auf den ersten Blick vermuten würde:
1. „Eingelernt“ wird auf mehreren Ebenen
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Die fachliche Ebene umfasst alle Fakten und fachlichen Informationen für den neuen Arbeitsbereich. (Welche Termine finden regelmäßig statt? Nach welchem System ist die interne Datenbank/Ablage strukturiert?)
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Die soziale Ebene umfasst alle Kontakte – vom direkten Kollegium bis zum Vorgesetzen. (Ist es üblich, dass Kolleg:innen zusammen Mittag essen gehen? Duzt sich das Kollegium?)
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Die werteorientierte Ebene bezieht sich auf alle Ziele und Grundsätze der Unternehmensphilosophie. (Von welchen Werten ist das Miteinander im Unternehmen geprägt? Wie ist der Umgang miteinander?)
2. Ein gelungener Onboarding-Prozess wirkt sich vielfältig positiv aus
- Auf die Motivation: Ein herzliches Willkommen und eine gute Vorbereitung honorieren die neuen Kolleg:innen. Sie fühlen sich wertgeschätzt und möchten ihrerseits einen Teil zum Gelingen beitragen.
- Auf die Produktivität und die Fehlervermeidung: Je schneller jemand Teil des Teams ist, desto schneller kann er selbstsicher mitarbeiten und Fehler umgehen, die in der Anfangszeit aus Unwissen oder Unsicherheit passieren können.
- Zufriedenen Mitarbeiter:innen bleiben länger: Der erste Eindruck ist ausschlaggebend. Mitarbeiter:innen, die sich von Anfang an unwohl und dadurch auch unsicher fühlen, sind schneller bereit sich nach einer neuen Aufgabe umzusehen. Gute Mitarbeiter:innen zu finden ist aufwendig, daher liegt es im Interesse jedes Unternehmens, wenn sich diese wohl fühlen und gerne bleiben. Und weitergedacht: Wer zufrieden ist, empfiehlt den eigenen Arbeitgeber.
- Entscheidungsfördernd: Wenn klare Maßnahmen bereits im Bewerbungsprozess kommuniziert werden, kann das die Entscheidung des Kandidaten für das eigene Unternehmen beeinflussen, da es Wertschätzung und Verantwortungsbewusstsein verdeutlicht.
3. Erfolgreiches Onboarding
Ein erfolgreiches Onboarding verläuft in mehreren Phasen und beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag. Meist liegen das Vorstellungsgespräch und eine damit verbundene Vertragsunterzeichnung deutlich vor dem ersten Arbeitstag. Damit der zukünftige Mitarbeitende weiß, was auf ihn zukommt und er den Kontakt nicht verliert, ist es hilfreich ihm bereits alle wichtigen Unterlagen und Kontakte für Rückfragen zukommen zu lassen.
Mit dem ersten Arbeitstag beginnt dann die „Orientierungsphase“, ab jetzt sollte der Mitarbeitende auf allen drei Ebenen (fachlich, sozial, werteorientiert) mit dem Unternehmen vertraut gemacht werden. Je nach Persönlichkeit kann eine der Ebenen für die ersten Tage eine größere Rolle spielen. So können gemeinsame Teamevents, Versorgung mit allen relevanten Informationen oder ein Feedbackgespräch mit dem/r Vorgesetzten nach einiger Zeit für mehr Sicherheit im Arbeitsalltag sorgen. Und auch wenn das auf den ersten Blick naheliegend scheint: Das Onboarding ist nicht nach den ersten Wochen vorbei. Der Prozess des Ankommens kann sich über einen längeren Zeitraum erstrecken und sollte die Entwicklung des Mitarbeitenden im Fokus halten. So tragen Sie Sorge, dass Ihre Mitarbeiter:innen nicht nur gut „an Bord“ kommen, sondern dort auch die für sie richtige Position finden und selbstsicher ausfüllen können.
