Homeoffice & Co:  8 Tipps für Remote-Arbeit

Homeoffice & Co: 8 Tipps für Remote-Arbeit

Gelungene Zusammenarbeit über Bürogrenzen hinaus

In vielen Unternehmen ist Remote Work mittlerweile gang und gäbe. Die Annahme, dass Arbeit notwendigerweise im Büro stattfinden muss, damit sie erfolgreich ist, wurde vielerorts und in nahezu allen Branchen widerlegt. Mitarbeiter:innen können je nach Bedarf von zu Hause oder unterwegs arbeiten, je nachdem, wie es ihre Arbeit beziehungsweise ihr persönliches Umfeld erlaubt. Auch bei Unternehmen mit verschiedenen Standorten spricht man Remote-Arbeit.

Oder doch Homeoffice?

Oftmals wird der Begriff Homeoffice verwendet, wenn es eigentlich um Remote Work geht. Das Homeoffice ist jedoch nur eine Ausgestaltung davon, wie auch das mobile Arbeiten oder verteilte Teams. Die Begrifflichkeiten im Überblick:

  • Remote Work bezeichnet jegliche Arbeit, die nicht direkt im Unternehmen beziehungsweise im Büro des Unternehmens erledigt wird. Remote bedeutet soviel wie „fern, abgelegen“ und hat sich in diesem Kontext als Begriff etabliert.

  • Homeoffice meint das Arbeiten von zu Hause, also das Einrichten eines Büros zuhause.

  • Verteilte Teams (auch: distributed teams) sind Teams, die an verschiedenen Standorten in verschiedenen Büros arbeiten.

  • Mobiles Arbeiten meint das Arbeiten von unterwegs, zum Beispiel aus dem Zug, dem Café oder auch aus dem Ausland.

Remote Work bedeutet Arbeit

Gelegentliches Arbeiten aus dem Homeoffice oder mobiles Arbeiten lassen sich heute einfach umsetzen, solange jede:r Beteiligte einen Laptop und eine Internetverbindung hat. Ist Remote Arbeit jedoch der Standard und Mitarbeiter:innen sind regelmäßig oder dauerhaft nicht vor Ort im Unternehmen, müssen neue Wege der Zusammenarbeit gefunden werden.

Bei BREUER+NOHR arbeiten wir schon immer remote, was darin begründet ist, dass Christoph Breuer und Klaus Nohr bereits bei der Gründung des Unternehmens an unterschiedlichen Standorten Zuhause waren. Das Büro, in dem die meisten unserer Mitarbeiter:innen heute ihren Platz haben, ist in Landau. Wir haben zudem ein weiteres Büro in Berlin und einige Mitarbeiter:innen die von zu Hause arbeiten, zum Beispiel in Saarbrücken oder Schöningen in Niedersachsen. Aus dieser langjährigen Erfahrung haben wir einige Tipps zusammengetragen, wie die Zusammenarbeit auch dann klappt, wenn nicht alle am selben Ort sind.

Homeoffice

8 Tipps für gelungenes Remote Work

Die folgenden acht Tipps beschreiben die Grundlagen der standortübergreifenden Zusammenarbeit. Da remotes Arbeiten ohne die nötigen technischen Voraussetzungen und Strukturen nicht möglich wäre, starten wir mit diesen Aspekten. Es soll jedoch bereits hier darauf aufmerksam gemacht werden, dass Remote Work (für uns) vor allem auch ein Thema des Miteinander ist. Die Reihenfolge der acht Tipps ist demnach nicht wertend zu verstehen.

1.Gemeinsame Dokumentenablage und -struktur etablieren

Zunächst ist es essentiell, dass alle Mitglieder eines Teams Zugriff auf die gleichen Dokumente und Dateien haben. Diese liegen in der Regel auf einem unternehmenseigenen Server ab. Es ist daher wichtig, dass ein Serverzugang auch dann möglich ist, wenn sich ein:e Mitarbeiter:in nicht im Büro befindet.

Um auch ohne die Hilfe von Teamkolleg:innen alle benötigten Dokumente auf dem Server zu finden, ist es zudem wichtig, dass diese geordnet abliegen. Eine einheitliche und verständliche Serverstruktur ist daher Pflicht, und natürlich ebenso, dass alle Mitarbeiter:innen diese verwenden.

2. Technische Ausrüstung sicherstellen

Sicher, jede:r von uns hat ein eigenes Smartphone und vermutlich auch einen privaten Laptop oder Computer. Aus unserer Sicht ist es jedoch wichtig, als Unternehmen die technische Ausrüstung zur Verfügung zu stellen, die es für einen Job braucht.

Dazu gehört beispielsweise eine Festnetznummern, die zum Unternehmen gehört. Das wirkt, gerade im Kundenkontakt professioneller als eine private Handynummer. Außerdem werden Anrufe, die nicht von einem remote Arbeitenden entgegengenommen werden können, nicht ins Leere, sondern werden von Kolleg:innen beantwortet. Auch alle nötigen Programme sollten für die Mitarbeiter:innen vom Unternehmen gestellt werden.

3. Prozesse für interne Kommunikation aufsetzen

Bleiben wir bei dem Beispiel, dass ein:e Kund:in anruft, seine Kontaktperson jedoch nicht erreicht. Ein Kollege hat den Anruf entgegengenommen. Wie informiert er dann die nicht erreichte Person, wenn diese in einer anderen Stadt arbeitet? Schließlich kann er ihr keinen Zettel auf den Schreibtisch legen.

Für Fälle wie diesen benötigt es simple und klare Prozesse, die festgelegt werden müssen. Wer spricht also mit wem, wann, wie und über welchen Kanal? Arbeitet ein Team remote gibt es andere, zusätzliche Szenarien, als wenn alle Teammitglieder im gleichen Büro arbeiten. Diese sollten bedacht und geplant werden: Wenn A, dann B.

4. Hilfreiche Kommunikations-Tools zur Verfügung stellen

Wir haben gerade schon darüber gesprochen, dass insbesondere E-Mails und Anrufe nicht immer die besten Möglichkeiten sind, um mit Kolleg:innen zu kommunizieren. Jedes Unternehmen, nicht nur die die Remote-Arbeit anbieten, sollte daher über weitere Kommunikationsmittel nachdenken, um Lücken zu schließen.

Ein unternehmensinterner Chat ist beispielweise hilfreich, um kleinere, weniger komplexe Dinge untereinander zu klären. Für Meetings, in denen umfangreichere Themen besprochen werden sollen, bieten sich vor allem Tools an, mit denen Videotelefonie möglich ist.

5. Digitale Meetingkultur etablieren

Bei Terminen, die online mit mehreren Personen abgehalten werden, gibt es spezielle Regeln. Diese decken sich zum Teil mit denen von Terminen, die von Angesicht zu Angesicht stattfinden, sie gehen jedoch noch einen Schritt weiter.

Digitale Meetings werden häufig als anstrengender empfunden als analoge Meetings. Daher sollte darauf geachtet werden, sich auf ein Thema zu fokussieren. Damit wird erreicht, dass sich ein Online-Meeting nicht zu sehr in die Länge zieht.

Zudem gilt eine gewisse Etikette, wenn verschiedene Mitarbeiter:innen online zusammenkommen. Natürlich gilt es, pünktlich zum Start des Termins anwesend zu sein. Wer etwas einbringen möchte, hebt die Hand und spricht nicht einfach dazwischen. Und zu guter Letzt: Das eigene Mikrofon sollte immer auf stumm gestellt werden, solange nicht gesprochen wird. So lassen sich Störgeräusche vermeiden.

6. Tools für die Zusammenarbeit

Neben den Tools für die interne Kommunikation sind auch Werkzeuge für die Zusammenarbeit wichtig, wenn Teams an unterschiedlichen Standorten arbeiten. Nur so kann gewährleistet werden, dass keine Themen oder Aufgaben unbearbeitet bleiben.

Ein „Werkzeug“ ist die bilaterale Kommunikation zwischen Teamleiter:innen und den Mitarbeiter:innen. Vor allem bei niedrigem Projektaufkommen kann das ausreichen, um Aufgaben oder Projekte zu verteilen. Werden die To-dos jedoch unübersichtlich, ist es empfehlenswert, ein Projektmanagementtool einzuführen. Hier können alle Über- und Unteraufgaben mit Timings versehen und den entsprechenden Mitarbeiter:innen zugeordnet werden. Jede:r hat dann zu jedem Zeitpunkt einen Überblick, bei wem welche Aufgabe gerade liegt und wie der Stand ist.

7. Regelmäßiger Austausch im Team (JourFixe)

Um auf dem Schirm zu haben, was die anderen Teammitglieder gerade auf dem Tisch haben, empfiehlt es sich, einen regelmäßigen, digitalen Austausch anzustoßen. Dieser passiert im gemeinsamen Büro oft nebenbei. Fällt das jedoch weg, muss Austausch aktiv und regelmäßig angestoßen werden, um sich als Team nicht aus den Augen zu verlieren. Ein- bis zweimal wöchentlich sollten sich alle Mitglieder einer Abteilung austauschen, um auf dem Laufenden zu bleiben. Welche Projekte gibt es gerade bei den anderen? Welche Erfolge sind zu verbuchen? Welche Herausforderungen stehen an oder wurden bereits gelöst. Was für Abteilungen gilt, sollte auch für das ganze Unternehmen umgesetzt werden. Auch mit allen Abteilungen gemeinsam und der Geschäftsführung sollte es einen regelmäßigen Termin geben, so dass sich jede:r im Großen und Ganzen verorten kann.

8. Regelmäßiger persönlicher Austausch

Bei der Arbeit wird viel über Arbeit gesprochen, und das ist auch wichtig. Trotzdem sollte auch bei digitalen Teams nicht vergessen werden, dass über andere Dinge geredet werden darf. Jede:r sollte sich daher auch mal bewusst die Zeit nehmen, um abseits von Projekt-Talk auch mal persönlich mit seinen Kolleg:innen zu sprechen. Das stärkt das Zusammengehörigkeitsgefühl und macht (in vielen Fällen) auch noch Spaß.

Und was wir bei allem digitalen Fortschritt nicht vergessen dürfen: Es ist auch schön, sich mal zu sehen. So richtig. Ohne Computerbildschirm. An einem Ort. Zu einer bestimmten Zeit.

Auch remote zusammen

Um remotes Arbeiten wirklich erfolgreich umzusetzen, bedarf es einer technischen Infrastruktur, die Zusammenarbeit aber auch Kommunikation ermöglicht, das zeigen unsere acht Tipps. Das ist jedoch aus unserer Sicht nur eine Seite der Medaille.

Uns ist es wichtig, dass auch über viele Kilometer ein Zusammengehörigkeitsgefühl besteht. Und das entsteht in den Mitarbeiter:innen selber. Wenn sie den Haken gedanklich nicht bei „remote“, sondern bei „zusammen“ setzen und sich trotz der physischen Distanz als eine Einheit begreifen, ist Remote-Arbeit aus unserer Sicht erst so richtig gelungen. Das setzt natürlich Engagement voraus. Diejenigen, die nicht vor Ort bei uns in Landau sind, müssen sich trotz „Abwesenheit“ einbringen und präsent bleiben. Unsere Bürokolleg:innen sind genauso gefordert: Sie müssen Kolleg:innen in anderen Büros oder im Homeoffice einbinden und nicht (weil es vielleicht praktischer ist) Workarounds ohne sie suchen.

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