Und 2 für danach
Na, wie viele Emails hatten Sie im Eingang, als Sie zuletzt aus dem Urlaub zurückkamen? Wie lange hat es gedauert, bis Sie sich einen Überblick über die aktuelle Situation machen konnten? Kolleg:innen, Kund:innen oder Dienstleister:innen, die bereits mit unzähligen Fragen und Anliegen auf Sie warteten ...? Damit die Rückkehr nach dem Urlaub angenehmer wird, lohnt es sich, bereits vor dem Urlaub mit einer durchdachten, strukturierten Übergabe vorzubeugen.
1. Strukturieren Sie Ihre Aufgaben nach drei Kategorien
- Aufgaben, die Ihre Vertretung übernehmen muss
Schreiben Sie die Aufgabe auf, aber erläutern Sie sie auch kurz persönlich. Machen Sie Abhängigkeiten und Timing klar.
- Dinge, die warten können
Alles, was nicht wirklich dringend ist, kann liegenbleiben. Ihre Kolleg:innen, die Sie vertreten, übernehmen Ihre Aufgaben zusätzlich zu ihrem normalen Arbeitspensum. Um sie also nicht unnötig zu belasten lohnt es sich zu überlegen, was wirklich dringend ist, und was warten kann.
- Unvorhersehbares (Was könnte passieren?)
Auch diese Dinge gehören auf die Liste, die Sie Ihren Kolleg:innen hinterlassen. Was tun, wenn Frau Schneider anruft und was sage ich, wenn der Lieferant nach einer bestimmten Produktform fragt? Je nachdem, wer die Vertretung macht, lohnt es sich, nicht nur aufzuschreiben, was zu tun wäre, sondern insbesondere, wer zu informieren ist.
2. Dokumentation: Schreiben Sie die Aufgaben auf!
Am besten in einem geteilten Online-Dokument, in das Ihre Kolleg:innen in Ihrer Abwesenheit eintragen können, was erledigt wurde, was noch zu tun ist, wie der Projektstatus aussieht etc. Zudem können neue Dinge ergänzt werden. So wissen Sie nach dem Urlaub direkt Bescheid und können sofort wieder einsteigen.
3. Geben Sie Ihren Kund:innen/Dienstleister:innen/Kolleg:innen etc. Bescheid
Am besten schon 1-2 Wochen bevor Sie gehen, sodass dringende Aufgaben noch erledigt werden könnten. Womöglich hatte jemand etwas eingeplant, das Sie in dieser Zeit übernehmen sollten. Oder Sie planen etwas für „nach dem Urlaub“. In jedem Fall ist es höflich und schafft zudem eine gute Gelegenheit, sich auch ohne laufende Anliegen mal wieder zu melden.
4. Nehmen Sie die Übergabe ernst
Planen Sie sie als Termin mit den vertretenden Kolleg:innen fest ein. Je besser Sie Ihre Abwesenheit vorbereiten, desto einfacher wird es, nach dem Urlaub wieder reinzukommen. Stellen Sie frühzeitig einen Termin mit Ihrer Vertretung ein, nehmen Sie sich ausreichend Zeit und bereiten Sie alles für diesen Übergabetermin vor. Sie sollten diesen auch nicht in der letzten halben Stunde am letzten Arbeitstag terminieren, lieber am Tag davor.
5. Erwarten Sie nicht zu viel
Ihre Urlaubsvertretung wird Sie sicherlich bestmöglich vertreten, doch sollten Sie ihr weder zu viel zumuten noch zu hohe Erwartungen an sie haben. Klar, Ihr Tagesgeschäft muss übernommen werden. Aber es muss nicht alles so laufen, als wären Sie da. Vielleicht wird auch nicht alles exakt so erledigt sein, wie Sie es getan hätten.
Sehen Sie es positiv: Sie sind nicht entbehrlich! Das Unternehmen kommt ein paar Wochen im Jahr ohne Sie aus, aber es ist doch auch ein gutes Gefühl, wenn man für die Kolleg:innen, Kund:innen und den Arbeitgeber eine wichtige Rolle spielt.
Urlaub ist nicht nur ein Recht, er ist für uns alle ein Highlight. Die entspannte Stimmung sollten Sie sich nicht selbst nehmen. Es ist im Grunde ganz einfach: wer Chaos hinterlässt, kann auch nichts anderes erwarten, wenn er zurückkommt. Die Rückkehr an den Arbeitsplatz ist vielleicht nicht so entspannt wie der Spaziergang am Strand, sie kann aber ganz entspannt ablaufen:
6. Terminieren Sie die Rück-Übergabe
Und zwar schon bevor Sie gehen. Lassen Sie sich von Ihrer Vertretung aufs Laufende bringen und nehmen Sie die Verantwortung für Ihre Aufgaben wieder an sich. Vielleicht gibt’s auch ein kleines Mitbringsel für die Kollegen zum Dank, eine Kleinigkeit aus dem Urlaubsland?
7. Gehen Sie Ihre Mails von der neusten Nachricht beginnend durch
Wer sowieso schon seit 14 Tagen wartet, hat sich entweder schon anderweitig beholfen oder es war nicht so dringend. Wenn Sie bei den aktuellsten Anliegen starten, können Sie diese auch unmittelbar bearbeiten – ganz ohne Zeitverlust.
Wir hoffen, dass unsere Tipps Ihnen ein wenig helfen, die Urlaubslaune auch über die freien Tage hinweg noch ein wenig auszudehnen. Schönen Urlaub!
