Weshalb das Telefon im Büro nicht ausgedient hat

Die heutige Arbeitswelt kennt eine große Konstante: Veränderung. Das gilt insbesondere für unsere Kommunikation. Messengerdienste, Videokonferenzen und die verschiedensten Chatfunktionen führen dazu, dass die Gesprächsminuten über das Festnetz in Deutschland bereits seit mehreren Jahren deutlich abnehmen.

Abneigung gegen das Telefonieren bei den Jüngeren

Millennials und ihre jüngeren Kolleg:innen greifen im Vergleich zu den älteren Generationen eher ungern zum Telefonhörer, um geschäftliche Angelegenheiten zu klären. Aber warum eigentlich?

Wer privat viel chattet, scheint auch im beruflichen Kontext die schriftliche Kommunikation zu bevorzugen. Schreiben bietet die Möglichkeit, Informationen klar und präzise zu formulieren, ohne in Echtzeit antworten zu müssen. Und es ist ja auch durchaus angenehm, die eigenen Gedanken sorgfältig in eine E-Mail oder einen Chat zu tippen und sie vor dem Versenden eventuell noch einmal zu überarbeiten.

Vor allem Arbeitnehmer:innen mit wenig Berufserfahrung scheuen herausfordernde Situationen am Telefon, auf die sich nicht ausreichend vorbereitet fühlen. Die Sorge, in einem Stressmoment etwas Falsches zu sagen – oder gar kein Wort mehr herauszubringen –, stellt für einige eine erhebliche Hemmschwelle dar.

Keine Scheu vorm Hörer

Ja, einige von uns haben eine Scheu vor dem geschäftlichen Telefonieren entwickelt. Leider geraten dadurch die Vorteile, die Telefonate als sehr direkte Art der Kommunikation mit sich bringen, immer mehr in Vergessenheit. Machen sich Arbeitnehmer:innen derer bewusst und beachten sie einige konkrete Tipps, fällt ihnen der Griff zum Hörer gleich viel leichter.

1. Für das Telefonat spricht seine Effizienz: Die meisten Angelegenheiten lassen sich telefonisch einfach und schnell klären. Anstatt E-Mails zu durchforsten oder ungeduldig auf eine schriftliche Rückmeldung zu warten, bekommt man auf eine telefonisch gestellte Frage fast immer eine direkte Antwort, was zügige Entscheidungen ermöglicht.

• Eine gute Vorbereitung ist das A und O, um tatsächlich effizient zu telefonieren und nicht den Faden zu verlieren. Notieren Sie vorab nicht nur Ihre Fragen, sondern strukturieren Sie auch alle Informationen, die Sie Ihrem Gegenüber an die Hand geben möchten. Die wichtigsten Punkte können Sie im Nachhinein kurz und knapp schriftlich zusammenfassen, um für Verbindlichkeit zu sorgen.

2. Die schriftliche Kommunikation birgt ein großes Risiko von Missverständnissen. Tonfall und Nuancen gehen in E-Mails verloren, Smileys im Chat können schnell unbeholfen und zu informell wirken. Ein Telefonat bietet – als Alternative zu einem persönlichen Treffen – oft die bessere Möglichkeit, Unklarheiten zu beseitigen, Feedback zu geben und heikle Themen anzusprechen. Wer viel direkt miteinander kommuniziert, baut eine vertrauensvolle Beziehung zueinander auf. Das führt zu einer produktiveren und erfolgreicheren Zusammenarbeit.

• Eine Grundvoraussetzung für Vertrauen ist Wertschätzung. Das gilt auch beim Telefonieren! Sorgen Sie dafür, dass Sie nicht gestört werden, sondern sich ganz auf Ihre:n Gesprächspartner:in konzentrieren können. Verfallen Sie nicht der Illusion von Multitasking, indem Sie nebenbei kurz Ihre E-Mails checken – Ihr Gegenüber wird merken, dass Sie abgelenkt sind.

3. Videokonferenzen haben den Vorteil, dass wir darin die Gestik und Mimik aller Beteiligten sehen – wir sehen jedoch auch uns selbst und neigen dazu, uns davon ablenken zu lassen. Im Video-Call müssen wir eine Vielzahl an optischen Reizen verarbeiten: Je mehr Menschen, Hintergründe und Bewegungen, desto eher bleibt die eigentliche Kommunikation auf der Strecke. Daher gilt wie so oft: Die Mischung macht’s! Nutzen Sie Videokonferenzen gezielt für Gespräche mit mehreren Personen, deren Gesichtsausdrücke und Körpersprache Sie sehen möchten, und um visuelle Inhalte zu besprechen. Wenn es rein mündliche Informationen zu übermitteln gibt, greifen Sie ruhig zum Hörer.

• Ist Ihnen beim Telefonieren schon einmal aufgefallen, dass Sie an der Stimme merken können, ob die Person am anderen Ende der Leitung gerade lächelt? Und dass Sie Selbstbewusstsein und Professionalität ausstrahlen, wenn Sie sich wohlfühlen, ist Ihnen sicherlich auch nicht neu. Machen Sie sich dieses Wissen zunutze! Eine aufrechte Körperhaltung lässt Sie frei atmen, sorgt für eine zuversichtliche Grundstimmung und hilft Ihnen dadurch, auch anspruchsvolle Situationen zu meistern.

Telefonieren kann man trainieren

Haben wir Ihre Lust geweckt, wieder öfter geschäftlich zu telefonieren, sei es über das klassische Festnetz, ein IP-Telefon, das Handy oder eine Computersoftware? Dann nichts wie los! Sie werden staunen, wie schnell sich Erfolgserlebnisse einstellen – von einem aufrichtigen Dank Ihres Gegenübers für das angenehme Telefonat über den Spannungsknoten in einer Geschäftsbeziehung, der sich durch ein klärendes und wertschätzendes Gespräch löst, bis zum Anbahnen neuer Aufträge.

Mitarbeiter:innen in Kundenservice und Vertrieb, für die das Telefonieren zum Kerngeschäft gehört, empfehlen wir das B+N Telefon-Training. Die Teilnehmer:innen lernen und üben darin für jede Situation die passende Gesprächstechnik – etwa um Kund:innen im ersten Kontakt gut aufzufangen, Konfliktsituationen zu entschärfen und Verhandlungs- oder Verkaufsgespräche zu führen.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg, wenn Sie das Telefon wieder häufiger und bewusster in Ihrem Berufsalltag einsetzen! Das Team von B+N erreichen Sie selbstverständlich auch gerne telefonisch: unter +49 6341 38078-0. Wir freuen uns auf Ihren Anruf!